Wielu podatników będących wspólnikami spółki cywilnej zastanawia się jak powinna brzmieć nazwa spółki cywilnej na fakturach. Jednoznaczną odpowiedź na to pytanie daje stanowisko Ministerstwa Finansów w odpowiedzi z dnia 7 sierpnia 2008 roku na interpelację poselską nr 4263 z dnia 10 lipca 2008 r.
Ministerstwo w swoim piśmie wskazuje, że „spółce cywilnej przysługuje jeden numer identyfikacji podatkowej NIP, nadany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004r. Nr 269, poz. 2681, ze zm.). W myśl
art. 5 ust. 3 pkt 2 ww. ustawy zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto, w przypadku spółek cywilnych, dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom. Przy czym, zgodnie z tym zapisem, przez pełną nazwę spółki cywilnej należy rozumieć nazwę spółki wraz z imionami i nazwiskami jej wspólników. Z uwagi bowiem na specyficzny charakter spółki cywilnej niezbędne jest jej prawidłowe oznaczenie, które powinno polegać na wymienieniu wszystkich wspólników i dodaniu wzmianki o spółce cywilnej”.
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów możliwe jest również dodanie do nazwy spółki tzw. elementów fantazyjnych, czyli takich, które mają na celu dokładniejsze oznaczenie osoby przedsiębiorcy bądź przedsiębiorstwa.
Resort podkreśla, iż „zasady i sposób wystawiania przez podatników faktur regulują natomiast przepisy art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz przepisy rozdz. 4 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798, ze zm.). Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży powinna zawierać między innymi imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy”
Należy zauważyć, iż spółka cywilna nie jest przedsiębiorstwem. To poszczególni wspólnicy są przedsiębiorcami. Działalność jest prowadzona pod imieniem każdego ze wspólników. Aby wspólnicy spółki cywilnej mogli występować pod wspólną nazwą każdy z nich musi ją podać w swoim zgłoszeniu do ewidencji działalności gospodarczej jako własną.
Podsumowując „w przypadku spółek cywilnych na fakturze może znajdować się pełna nazwa spółki lub jej nazwa skrócona. Istotne jednak jest, aby faktury zawierały te same dane identyfikacyjne podatnika, które podatnik zawarł w dokumentach złożonych do urzędu w związku z wypełnieniem obowiązku rejestracyjnego, o których mowa w art. 96 i 97 ustawy o podatku od towarów i usług”.