Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych określają kwotowo miesięczną wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy oraz ich maksymalną wysokość w stosunku rocznym
Poszczególni płatnicy przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek mają obowiązek zastosować koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości.
Pracodawca przy potrącaniu pracownikowi w trakcie roku kosztów uzyskania przychodów nie powinien zwracać uwagi na limit rocznych kosztów przewidzianych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakład pracy ujmuje w informacji PIT-11 koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie uwzględnionej przy poborze zaliczek na podatek. Przy czym koszty uzyskania przychodów zastosowane w trakcie roku przez płatników nie zawsze będą odpowiadały kosztom zastosowanym w rozliczeniu rocznym sporządzanym przez płatnika lub przez podatnika. Fakt, że w trakcie roku koszty uzyskania przychodów były uwzględniane w ograniczonej wysokości, nie przeszkadza w zastosowaniu ich w pełnej wysokości w rozliczeniu rocznym.
W rocznym rozliczeniu pracownik lub płatnik pracownika może uwzględnić koszty w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, o ile są spełnione warunki wymienione w art. 22 ust. 11 updof.
I tak, koszty uzyskania przychodów mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, jeżeli:
- wydatki faktycznie poniesione są wyższe od kosztów ryczałtowych,
- pracownik dojeżdżał do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,
- wydatki na dojazd do pracy są udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
W przypadku gdy spełnione są wymienione warunki, nie ma przeszkód do uwzględnienia w rozliczeniu rocznym sporządzanym przez płatnika (PIT-40) lub pracownika (PIT-36 lub PIT-37) wydatków faktycznie poniesionych na dojazdy do pracy. Ponadto gdy w zakładzie pracy zmianie uległ termin wypłaty wynagrodzenia za pracę. W związku z tym w jednym miesiącu wynagrodzenie nie było wypłacone, a co za tym idzie, nie były też stosowane koszty uzyskania przychodów. Płatnik, który na skutek przesunięcia terminu wypłaty wynagrodzenia zastosował w trakcie roku koszty uzyskania przychodu za jedenaście miesięcy, powinien w informacji PIT-11 wykazać faktycznie zastosowane koszty. Nie oznacza to jednak, że nieuwzględnione w trakcie roku koszty przepadają. Bowiem w sytuacji gdy pracownik nie uzyskał w danym miesiącu przychodów ze stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy, gdyż np. zakład pracy przesunął termin wypłaty wynagrodzeń, koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc są należne. Pracownik ma wówczas prawo do zastosowania w zeznaniu rocznym kosztów uzyskania przychodów za dwanaście miesięcy. Także gdyby zakład pracy nie wystawiał pracownikowi PIT-11, ale sam go rozliczał na formularzu PIT-40, ma prawo w rozliczeniu rocznym uwzględnić przysługujące podatnikowi koszty uzyskania przychodów za te miesiące, w których podatnik świadczył pracę, a nie otrzymywał wynagrodzenia.
Małgorzata Ziółkowska
Pracownik Kancelarii